Организация учета аренды недвижимости в холдинговой структуре.

Перед предприятием стояла задача автоматизировать сеть торговых и офисных центров, сдающих коммерческие площади в аренду. Результатом автоматизации и внедрения программы учета должно стать синхронизация работы коммерческого отдела и бухгалтерии, получение различных видов отчетов в реальном времени или с небольшой задержкой, снижение трудозатрат по всем этапам работы.

Общая ситуация такова. Несколько отдельно стоящих комплексов, территориально распределенных по Москве, являются отдельными юр.лицами и имеют выделенную бухгалтерию. В центральном офисе происходит заключение договоров аренды, вносятся изменения в действующие договора, формируется финансовая и управленческая отчетность. В бухгалтериях торговых и офисных центров производится расчет, начисление платежей и вводится информация об оплате.

Для решения поставленной задачи было выбрано решение "Форес: Аренда недвижимости". После проведения детального обследования было написано техническое задание на изменение системы учета в соответствии с выявленными отклонениями и модифицирована программа. Срок этих работ составил 4 месяца. Далее наши сотрудники оказали помощь в переносе данных по договорам аренды из таблиц Excel в программу.

Из соображений безопасности руководство компании отклонило идею организовать терминальный доступ  к единой базе данных. Для реализации обмена данными между изолированными структурами мы предложили использовать Менеджер обмена данными. Преимущество данного механизма в том, что перенос данных можно осуществлять в любом направлении между разнородными конфигурациями, а также разделять потоки данных по определенному признаку. Это идеально подходило для решения нашей задачи. В качестве разделителя данных мы приняли название корпуса. Из центрального офиса в удаленные бухгалтерии поступала информация по изменениям в условиях договоров. Причем в каждую бухгалтерию направлялась информация, касающаяся только данной бухгалтерии. Из бухгалтерии в центральный офис поступала информация о произведенных начислениях и поступивших оплатах. Обмен данными носит дискретный характер, но это не влияет заметно на оперативность. Обмен происходит для пользователя в фоновом режиме по электронной почте.

Результатом внедрения данной системы стало сокращение штата офиса и бухгалтерии, более слаженная координация работы отделов, получение оперативной информации о состоянии дел в удаленных подразделениях и в компании целом. При этом получение развернутых многоуровневых отчетов стало делом не дня работы выделенного специалиста, а результатом одного нажатия клавиши. Повысился уровень ответственности работы подразделений, а также качество работы подразделений. Отпала необходимость в дублировании информации в офисе.